Praca grupowa jest konieczna w przedsiębiorstwach szczególnie przy realizacji wszelkiego rodzaju projektów . Dla niektórych „praca grupowa” oznacza możliwość wspólnego planowania zadań przy użyciu poczty elektronicznej i kalendarza, ale dopiero z użyciem nowoczesnych programów komputerowych menedżerowie mogą wydajniej zorganizować pracę, sprawniej delegować zadania a w konsekwencji zrealizować założenia projektu w odpowiednim terminie . Wybierając aplikację do pracy grupowej trzeba przemyśleć swoje potrzeby i sprawdzić , czy aplikacja zawiera moduły , które umożliwią ich zaspokojenie.

Osoba koordynująca pracę przydziela każdemu, kto partycypuje w pracy grupowej login i hasło umożliwiające dostęp do aplikacji i jej modułów, nadaje ściśle określone uprawnienia a także przydziela zadania do wykonania . Dzięki narzędziom służącym pracy grupowej możliwa jest również komunikacja internetowa pomiędzy osobami biorącymi udział w projekcie poprzez fora dyskusyjne, czaty oraz system komentarzy. Osoba koordynująca pracę grupową ma natomiast możliwość uzyskiwania zestawień określających zaawansowanie prac, czas pozostający do zrealizowania projektu i ocenę aktywności wszystkich pracowników . Możliwa jest również archiwizacja danych i ich dalsza analiza.